איך להגיע בזמן: מדריך למאחר הכרוני

מייקל תקוע בתוך שעון חול ענק
נושא האיחורים הוא משהו שמאוד יושב עליי. אני מתרוצץ ממקום למקום, מרגיש לחוץ כל הדרך והמועקה של האיחור עצמו נשארת איתי הרבה זמן גם אחרי שהגעתי או שהאירוע כבר הסתיים. אז החלטתי למצוא את כל הטכניקות והשיטות שיעזרו לי (ולך) לנהל את הזמן שלנו בצורה יעילה יותר. 

ממהרים? בקיצור:

אני מאחר כל הזמן. לא משנה מה אני עושה – אני מגיע באיחור לכל מקום וכבר מרגיש לא נעים להודיע שאני הולך לאחר. לכן כתבתי פוסט בקבוצת אנשי הקשב, קבוצת פייסבוק שנועדה לסייע לאנשים מאובחנים הפרעת קשב וריכוז (ADHD), שיתפתי את התסכול שלי מהבעיה וביקשתי עזרה. מהר מאוד הבנתי שדבר ראשון, איחורים הם 100% קשורים להפרעת קשב ודבר שני להיות מודע לזה שאם אכפת לי כל כך שאני לא מגיע בזמן, כנראה שבאמת מדובר בקושי שנובע ממקור ביולוגי ולא מזלזול בזמנם של אחרים. לצטט תגובה שתיארה את זה מעולה,

״יש איזה חור שחור שגורם לזמן שלי לזלוג מהאצבעות. ״

חשוב להבין שאצל כל אחד ואחת ADHD בא לידי ביטוי באופן מאוד שונה. למשל, מישהי בתגובות שיתפה אותי שהיא מכירה מישהו עם הפרעת קשב שמראה תסמינים ברמה יותר גבוהה ממנה ולא רק שהוא לא מאחר – הוא אפילו מקדים. בקיצור, כמו שדאגו לציין לי בתגובות, אין מה להשוות. ועדיין, נושא האיחורים הוא משהו שמאוד יושב עליי. אני מתרוצץ ממקום למקום, אני מרגיש לחוץ כל הדרך והמועקה של האיחור עצמו נשארת איתי הרבה זמן גם אחרי שהגעתי או שהאירוע כבר הסתיים.

אז גם אם אין לך הפרעת קשב וריכוז, למטה ריכזתי את כל הטכניקות והשיטות ששיתפו איתי בפוסט במטרה לעזור לך לנהל את הזמן שלך בצורה יעילה יותר. 

1. בדיקה עצמית

הדבר הראשון שצריך לעשות לפני שניגשים לתכנון זמן זה ליצור בייסליין כדי להבין איפה אנחנו עומדים כרגע. כלומר, לשאול את עצמנו – מה מעכב אותנו? מה אנחנו עושים במקום לצאת בזמן? אם יש לי חצי שעה ספייר ובסוף יצאתי באיחור של כמה דקות, מה אני עושה בחצי השעה הזו שלא שמתי לב שהזמן עבר? אילו פתרונות ניסיתי ולא עבדו? למה פתרונות שעבדו בעבר כבר לא עובדים יותר?

התשובות לשאלות האלו כבר יקלו עלינו למצוא פתרונות נקודתיים שמתאימים לנו.

2. ניתוח פעילות

אחת הפעולות המשמעותיות שאפשר לעשות זה ״ניתוח פעילות״. זה כלי שמשתמשים בו במרפאות בעיסוק: לוקחים משימה (עדיף להתחיל במשימה מוכרת) ומפרקים אותה לשלושה שלבים: הכנה, המשימה עצמה ופירוק. למשל, להכין סלט: לאסוף את כל המרכיבים, להכין את הסלט עצמו ולנקות את המטבח.

בוא/י ניקח משימה שאני עושה לעיתים קרובות: פגישה עם לקוח או איש מקצוע. נפרק את המשימה לשלושת השלבים: 

  1. הכנה: הדרך לתחנת האוטובוס, הנסיעה באוטובוס, התברברות עד שמצאנו את המקום וכו׳.
  2. הפגישה עצמה (וכמה זמן היא ארכה).
  3. ופירוק: כמה זמן לקח ללכת לתחנת האוטובוס, כמה זמן ארכה הנסיעה חזרה וכמה זמן לקח לנו ללכת את הדרך חזרה הביתה.

מומלץ לעשות את זה עם אדם אחר אבל אפשר גם להשתמש ב״ציר הזמן״ של גוגל שמנתח כמה זמן לקח לנו כל גורם – ברמה מאוד מדויקת – ולהסתכל באפליקציות כמו Waze, Moovit או Google Maps מתי נצטרך לצאת כדי להגיע רבע שעה מוקדם יותר ולא לנסות להגיע בשעת היעד האמיתית.

ברגע שפירקנו את המשימה לגורמים וראינו כמה זמן היא באמת לוקחת לנו, יש מצב שנופתע לגלות כמה זמן לקח לנו לבצע את המשימה בפועל מהתחלה ועד הסוף ולהסיק מתי כדאי לי לצאת מהבית כדי להגיע בזמן (או אפילו מוקדם יותר).

בנוסף, ניתוח משימה יעזור לנו לבנות רשימת מטלות לפני שאנחנו מתחילים אותה. כלומר, כל מה שאנחנו צריכים לעשות, לקחת או לארגן לפני שאנחנו יוצאים מהבית. על פניו נראה שכבר פירקנו את המשימה ״להגיע לפגישה״ אבל יש משימה מוקדמת, שאותה צריך לבצע כדי לגשת למשימה ״להגיע לפגישה״. למשל: להתארגן לפגישה. כדי להתארגן לפגישה, אולי אני צריך להתקלח, לבחור מה ללבוש, להתלבש, לחלקנו להתאפר ו/או לסדר את השיער יהיה גם חלק מההתארגנות, להכין תיק (מה יש בתיק? מחשב? מטען? אוזניות? מה עוד אני לוקח איתי?), ויכול להיות שגם נכניס לשם את מה שמצאנו בבדיקה העצמית: שוטטתי באינסטגרם לפני יציאה? אם כן, כמה זמן זה לקח לי?

ככל שנרד יותר לפרטים יהיה לנו יותר קל להבין כמה זמן באמת לוקחת כל משימה. ברור שלכל משימה יש התארגנות אחרת אבל בהחלט נוכל להבחין במשימות בעלות אופי דומה שלוקחות פחות או יותר אותה כמות זמן וניצור רשימת מטלות קבועה למשימות בעלות אופי דומה (למשל להגיע לפגישה או לאירוע) ולגזור זמנים יותר מדויקים.

אם אין לנו זמן מדויק אבל יש לנו השערה, מומלץ לעגל למעלה את הזמן שאנחנו חושבים שייקח לנו. למשל, פעולה שאנחנו חושבים שתקח 15 דקות לבצע נסמן כפעולה שלוקחת 20 או 25 דקות. אפשר לחלק כל משימה לתת-משימות של 5-10 דקות ולעבוד עם סטופר כדי לתזמן כמה זמן לוקח לעשות כל משימה. מה שמוביל אותי לשיטה הבאה:

3. טיימבלוקינג – Time-Blocking

טיים-בלוקינג זו שיטת תכנון שמחלקת את הזמן לבלוקים של זמן (בדרך כלל שעה או 30 דקות). בכל בלוק מתרכזים במשימה אחת ספציפית או בקבוצה של משימות באותו סגנון. אפשר להשתמש בזה לתכנון משימות, כמו ״פגישה עם ירון״. אם אני יודע שהפגישה תיערך כ-40 דקות, אקציב לה בלוק של שעה. אבל בנוסף למשימה הזו, יש לי את המשימה-המוקדמת, שהיא, כמו שעברנו עליה קודם, ״להתארגן לפגישה״ או ״להגיע לפגישה״. 

אם אחרי ניתוח משימות למדתי שלוקח לי 45 דקות להתארגן ועוד 40 דקות כדי להגיע לפגישה באוטובוס או ברכב, אקציב רק להתארגנות בלוק של שעה ולהגעה לפגישה בלוק של שעה, וככה מהר מאוד אבין שאם אני רוצה להגיע לפגישה עם ירון בזמן, אני צריך להתחיל להתארגן אליה שעתיים לפני

אפשר גם להכניס ליומן גורמים של משימות בבלוקים של חצי שעה כדי לוודא שאנחנו עומדים בזמנים (זמן התארגנות, זמן זמן נסיעה, זמן חנייה וכו׳).

4. תכנון מקדים

התכנון המקדים הוא קריטי. במקום לקבץ את כל הגורמים לביצוע של פעולה ברצף באותו יום, אפשר לחלק אותן (ואת העומס המנטלי שמגיע איתן) לימים שונים או אפילו שעות שונות. למשל, ביום שלפני ביצוע המשימה אפשר להכין רשימת תזכורות בטלפון או לוודא שהתיק מוכן עם כל מה שאנחנו צריכים ליד הדלת. אם אנחנו יוצאים מוקדם בבוקר, אפשר להניח על הכסא את הבגדים שנלבש מחר וככה לחסוך את הזמן שלוקח לנו להחליט מה ללבוש. ככל שנפחית את המאמץ המנטלי הנדרש לביצוע משימה – יותר טוב.

5. בניית רוטינות קבועות

אפרופו להפחית את המאמץ המנטלי לביצוע משימה, אחת השיטות לעשות את זה היא ליצור רוטינות (שגרות) קבועות לרצף פעולות שחוזר על עצמו על בסיס קבוע. למשל: להתעורר, לצחצח שיניים, לשטוף פנים, לסדר את השיער, להתלבש, לאכול ארוחת בוקר – זו רוטינת בוקר קבועה שאין בה הרבה שינויים (אם בכלל). ברגע שיש רוטינות יותר קל לנתח משימות, להבין כמה זמן לוקח לבצע אותן ולתזמן אירועים מדויקים ביומן.

אפשר להשתמש ברוטינות גם כדי לחסוך זמן על חיפושים או התמהמהות: לדוגמה, להגיע הביתה ולהניח את המפתחות באותו מקום – יחסוך לנו את הזמן לחפש אותם לפני שאנחנו יוצאים מהבית. רוטינת לילה שבה אני מטמיע תכנון מקדים ליום שלמחרת, כמו לא לארגן את התיק, להכין אוכל ארוז בקופסאות יחסוך לי זמן התארגנו בבוקר שלמחרת. ככל שהרוטינה יותר שיטתית וחוזרת על עצמה על בסיס קבוע, ככה נצטרך להשקיע בה פחות מחשבה.

6. תזכורות רציפות ומפורטות

יכול להיות שפירקנו כל משימה לגורמים שלה אבל לפעמים זה לא מספיק. צריך לקחת בחשבון את הגורם האנושי, והוא, כמה מפתיע, אינו פועל כמו מכונה. כלומר, אנחנו נעשה טעויות. אנחנו נעופף מדי פעם ולא נשים לב לזמן. לכן שיטה נוספת לניהול זמנים היא ליצור תזכורות עם תיאור הפעולה. למשל, לשים שעון מעורר למתי להתעורר אבל גם שעון מעורר למתי להתחיל להתלבש, שעון מעורר לארגן תיק, שעון מעורר למתי לצאת מהבית ושעון מעורר שמודיע לי שאני עוד מעט מאחר או שאני כבר מאחר.

אם בנינו רוטינה שאנחנו עדיין לא רגילים אליה או שאנחנו רוצים להתחיל בתכנון מוקדם, אפשר לשים יום לפני תזכורת לארגן את הבגדים למחר, או תזכורת להכין אוכל למחר ולשים במקרר. דוגמה נוספת היא לכוון שעת יציאה ב-Waze ולקבל תזכורת באפליקציה מתי צריך לצאת. 

דוגמה לתזכורות בשעון:

  1. שעתיים לפני (עם תיאור כללי).
  2. שעה לפני (עם תיאור קצר + הנעה לפעולה כמו ״להתארגן עכשיו!״)
  3. 15 דקות לפני (הנעה לפעולה ״לצאת עכשיו! לא לשכוח את התיק!״)

7. רישום שעות כוזב ביומן

כששמעתי על זה התפוצץ לי המוח. בקטע טוב. שימו לב: לכתוב אירוע ביומן לפני השעה שבה הוא עתיד להתרחש באמת. לדוגמה, אם יש לי תור לרופא ב-9:50 אכתוב את האירוע ביומן לשעה 9:40 או אפילו 9:30. ליתר ביטחון כדאי לכתוב בתיאור את השעה האמיתית. בנוסף לזה, אפשר לכוון את השעון הנייד ובבית 10 דקות קדימה. למרות הידיעה שהשעון ממהר ב-10 דקות, זה עדיין יעזור לנו להגיע בזמן – או לאחר פחות.

8. לרתום חברים ומשפחה לתהליך

אופציה שלקח לי זמן להתרגל אליה, היא להנכיח את העובדה שוואלה, אני בן אדם שמאחר. זה לא נובע מזלזול בזמן של אנשים אחרים – אני מודה שיש לי בעיית איחורים ומניח את כל הקלפים על השולחן. אפשר לנצל את ההזדמנות ולברר מראש כמה הצד השני גמיש ולהגיע לתיאום ציפיות בין הצדדים. זה כבר יוריד לפחות 50% מהפניקה ויצמצם את הפוטנציאל לאחר. הרי שככל שאנחנו מוצפים רגשית יותר קשה להתנהל ויש סיכוי גבוה יותר לעשות טעויות או לפעול בפזיזות.

בנוסף, כדאי לעדכן מהדרך על האיחור – ולהגזים. מה הכוונה להגזים? אם אני רואה שאני הולך לאחר ב-10 דק׳ לפגישה, להודיע שאני הולך לאחר ב-20 דקות. נכון, זה לא נעים אבל זה מאפשר לאנשים להתכונן במקום להתבאס מהתנצלות בדיעבד. אם קרה שאני מתעכב יותר ממה שציפיתי, אני לא צריך להודיע פעמיים ובמקרה הכי גרוע – הודעתי שאאחר בהרבה זמן והגעתי יותר מוקדם מהצפוי.

9. לרדד פעילויות ופגישות

לפעמים יש לי נטייה לתכנן לו״ז כאילו יש לי 37 שעות ביממה. אני שוכח לקחת בחשבון זמן לאכול, להתארגן, להתעפץ או אפילו ללכת רגע לשירותים רחמנא ליצלן. אחרי שננתח את הרוטינות והמשימות הקבועות שלנו, יש מצב שנקלוט שיש ימים בהם אנחנו מעמיסים לו״ז בצורה לא מחוברת למציאות או לפחות בצורה כזו שתעמיס עלינו מאוד פיזית ורגשית. לכן מומלץ לחשוב בצורת ״less is more״ ולהתמקד באיכות הפעילויות ולא בכמות שאותה אנחנו מספיקים.

10. גיימיפיקציה (Gamification)

גיימיפיקציה (בעברית: ״משחוק״) זה מונח שמתאר שימוש בטכניקות של משחקים על מנת לשפר ביצועים בתחומים מסוימים ולעודד אנשים לאמץ התנהגויות רצויות. אפליקציות פרודוקטיביות מסוימות משתמשות בזה בצורת נקודות ״קארמה״ או ״ניסיון״ (Experience) שאנחנו צוברים על כל משימה שסיימנו בהצלחה, מה שהופך את תהליך ביצוע המשימות למלהיב יותר. 

אפשר להשתמש בגיימיפיקציה כדי לשפר את ניהול הזמנים שלנו. שיטה אחת היא ליצור פלייליסט התארגנות עם שירים קבועים. ככה ברגע שיש לי תזכורת להתחיל להתארגן, אני מפעיל את הפלייליסט ויודע שעד שיר x אני צריך לצאת מהמקלחת ועד שיר y אני צריך להיות מוכן לצאת. לאנשים שמתקשים לעבור בין משימות המוזיקה יכולה להפוך את התהליך הזה להרבה יותר קל כי זה נהיה חלק מהזרימה של ״המשחק״. דוגמה נוספת היא לעשות תחרות מול חבר שאיתו נפגשים, לראות מי מצליח להקדים ביותר זמן או יותר פשוט, מי מגיע קודם. הבן אדם שמפסיד מזמין את השני לקפה או משהו אחר.

11. ליווי מקצועי וטיפול תרופתי

אם ניסינו המון טכניקות ואף אחת מכן לא עבדה, ומדובר בקושי אחד ספציפי שמאוד פוגע בתפקוד היומיומי שלנו, מומלץ לבחון את האפשרות של ליווי גורם מקצועי, כמו מרפאה בעיסוק, טיפול ״קוגפאן״ (Cog-Fun – Cognitive Function) מבוגרים או טיפול אחר שיהיה ממוקד במטרה של עמידה במזמנים ואפילו טיפול תרופתי (במיוחד לאנשים מאובחנים עם הפרעת קשב).

לסיכום

הטכניקות האלו נועדו לעזור לנו לשלוט בזמן שלנו בצורה יעילה יותר אבל זה לא אומר שנהפוך להיות משהו אחר. תפיסת הזמן (או חוסר תפיסת הזמן) יישאר כמו שהוא אבל זה בהחלט יפחית את הצורה שבה הוא בא לידי ביטוי, משום שברגע שנבין איך ליישם את הטכניקות האלו, נשתלט על זה טוב יותר. חשוב לזכור שאנחנו אנושיים וסביר להניח שעדיין נעשה טעויות פה ושם, נעופף קצת יותר מדי או שנשכח דברים. במצבים כאלה צריך לזכור חמלה עצמית, כי כמו שציינו בתגובות לפוסט המקורי שכתבתי, גם אנשים בלי הפרעת קשב לא מגיעים בול על הדקה.  וכמובן, אין 100%, תמיד יש איחורים. אבל זה גם תלוי לאן מאחרים ובכמה זמן.

תרמו לכתיבת הפוסט

מייקליסט

שם עצם · מַאי-קְה-לִיסְט

החבר המגניב הזה שמארגן אותך עם טיפים שווים ליצירת תוכן איכותי ישירות לאינבוקס שלך. 

*מבטיח לשלוח ספאם מדי פעם. גם יוצרי תוכן צריכים להתפרנס איכשהו…
אבל לא משהו חופר מדי, מבטיח. תוכל/י להסיר את עצמך מהרשימה מתי שתרצה/י.

מה חשבת על הפוסט?

תגובה אחת

  1. פוסט יעיל וממוקד. אני אוסיף כמה תובנות שלי כעצמאי.

    ככותב תוכן אני לא עובד מסביב לשעון ולפעמיים זה לא ממש מסתדר עם הדרישות של הלקוחות ונוצר לחץ שפוגע לי באפקטיביות.

    אז עשיתי לעצמי סוג של כלל שכל לקוח יקבל את ההזמנה שלו אחרי שבוע לכל היותר (זה פחות או יותר גם מה שהם מצפים לו). אם לקוח מתחיל לנדנד אני אשקול מחדש ואולי אשלח לו חלק מההזמנה כדי להראות לו שלא שכחתי אותו.

    כשיש לי יותר מדי הזמנות פתוחות אני לפעמיים משתמש בשיטת הבלוקים על לוח אמיתי שאני מסדר לפי ימים. הלוח הוא מחיק כמובן. זה גם עוזר למתוח שרירים ולקום במקום עוד פעם לפתוח אקסל.

    “הבעיה” שלי בזמן האחרון היא החגים והעובדה שחלק מהלקוחות לא לוקחים בחשבון שלא כולם עובדים בחול המועד :-). החודש הפסדנו כמעט שבוע של עבודה, אם לא יותר. לכן גם אם אני מתעסק בעבודה בחג כמו עכשיו, אני מתזמן את השליחה של המיילים. לאחריו.

    דבר אחרון – אם אני מרגיש שאני הופך לעצבני כי נתקעתי יותר מדי שעות בעבודה, אני עושה לעצמי חוק פשוט להפסיק לעבוד אחרי שעה מסוימת ומקסימום למחרת לקום יותר מוקדם.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

ע״י תגובה על המאמר השווה הזה, את/ה מסכים/ה לתנאי השימוש ומדיניות הפרטיות של האתר.

לקרוא בשפה שלך

אני אוהב לכתוב - אבל אני רוצה שהגולשים באתר שלי יהנו לקרוא. לכן התקנתי ״עבריתה״ באתר. זו מערכת שמאפשרת לך לקרוא את התוכן באתר בשפה שנוחה לך לקרוא. בחר/י את הלשון המגדרית המועדפת עליך דרך הכפתור של עבריתה והמשך/י לגלוש :)

אהלן אייקון יד מנופפת לשלום אני נעזר בעוגיות ללא-גלוטן כדי לשפר את חווית המשתמש באתר. המשך גלישה באתר מהווה הסכמה למדיניות הפרטיות ותנאי השימוש.